GNAB CONSULTING

Özlük yönetimi, işletmelerin çalışanların bilgilerini düzenli ve güvenli bir şekilde yönetmelerini sağlayan önemli bir süreçtir. Doğru özlük yönetimi stratejileri, işletmenizin yasal gerekliliklere uyumunu sağlar ve çalışan memnuniyetini artırır.

1. Özlük Dosyaları Düzenleme ve Güncelleme: Özlük yönetimi sürecinde, her çalışan için düzenli ve güncel özlük dosyalarının tutulması önemlidir. Bu dosyalar, çalışanların işe alım sürecinden itibaren tüm iş yaşamları boyunca kaydedilen bilgileri içermelidir.

Özlük dosyaları düzenleme ve güncelleme süreci aşağıdaki adımları içerir:

• Yeni çalışanların özlük dosyalarının işe alım sürecinde oluşturulması ve gerekli belgelerin toplanması
• Mevcut çalışanların dosyalarının düzenli olarak güncellenmesi (örneğin, maaş artışları, terfi bilgileri, eğitim sertifikaları vb.)
• Özlük dosyalarının gizliliğinin korunması ve veri koruma yasalarına uygun olarak yönetilmesi
• İşten ayrılan çalışanların dosyalarının yasal süreçlere uygun olarak arşivlenmesi veya imha edilmesi

2. Arşiv ve Dosya Sistematiği Oluşturulması: Özlük yönetimi sürecinde düzenli bir arşivleme ve dosya sistemi oluşturmak, işletmenizin verimliliğini artırır ve yasal gerekliliklere uyum sağlar. Bu sistem, çalışan bilgilerinin kolayca erişilebilir olmasını ve gerektiğinde kullanılabilir olmasını sağlar.

Arşivleme ve dosya sistemi oluşturma süreci aşağıdaki adımları içerir:

• Elektronik veya kağıt tabanlı dosyalar için standart dosyalama yöntemlerinin belirlenmesi
• Dosyaların kategorize edilmesi ve etiketlenmesi (örneğin, personel bilgileri, maaş dosyaları, performans değerlendirmeleri vb.)
• Arşivleme süreçlerinin belirlenmesi ve dosyaların belirli bir süre boyunca saklanması gereken yasal süreçlere uygun olarak yönetilmesi
• Dosya sistematiğinin işletme politikaları ve veri koruma yasalarına uygun olarak güncellenmesi ve yönetilmesi

3. Yasal Prosedür, Formların Oluşturulması ve Takibi: Özlük yönetimi sürecinde, işletmenizin yasal gerekliliklere uygun olarak gerekli prosedürleri ve formları oluşturması ve takip etmesi önemlidir. Bu prosedürler, çalışanların haklarını korumak ve işletmenizin yasal risklerini azaltmak için kritik bir rol oynar.

Yasal prosedür ve form oluşturma süreci aşağıdaki adımları içerir:

• İşe alım sürecinden itibaren çalışanların imzalaması gereken gizlilik anlaşmaları, sağlık beyanları ve iş sözleşmeleri gibi belgelerin oluşturulması
• İş kanunlarına ve yönetmeliklerine uygun olarak prosedürlerin ve formların hazırlanması
• Yeni yasal düzenlemeler ve güncellemelerin takip edilmesi ve işletme politikalarının buna göre güncellenmesi
• İşletmenin yasal prosedür ve formlara uyumunun düzenli olarak gözden geçirilmesi ve denetlenmesi

4. Check-List ve Kontrol Mekanizması Kurulumu: Özlük yönetimi sürecinde, düzenli olarak kullanılan check-listler ve kontrol mekanizmaları oluşturmak, işletmenizin süreçlerini standardize etmenize ve hataları önlemenize yardımcı olur. Bu mekanizmalar, işletmenizin verimliliğini artırır ve yasal gerekliliklere uyumunu sağlar.

Check-list ve kontrol mekanizması kurma süreci aşağıdaki adımları içerir:

• Özlük dosyalarının düzenlenmesi ve güncellenmesi süreçlerinde kullanılan adımların belirlenmesi
• Her adım için sorumlu kişilerin ve süreçlerin tanımlanması
• Check-listlerin ve kontrol mekanizmalarının elektronik ortamda veya kağıt üzerinde oluşturulması
• Süreçlerin düzenli olarak gözden geçirilmesi ve iyileştirme fırsatlarının belirlenmesi

Özlük yönetimi, işletmenizin insan kaynakları süreçlerini düzenli ve yasalara uygun bir şekilde yönetmenizi sağlar. Doğru planlama, etkin süreçler ve düzenli denetimlerle, işletmenizin verimliliğini artırabilir ve çalışan memnuniyetini güçlendirebilirsiniz.